Excel表格快速自动批量填充提取字符串日期合并拆分列调整规范顺序转换格式

Excel表格快速自动批量填充提取字符串日期合并拆分列调整规范顺序转换格式

最近有同事问我Excel问题,是在不规则的字符串中插入新的字符,由于数据不规则,写出的公式非常长。于是,我们感叹,如果电脑上的的Excel是2013以上版本,使用快速填充功能简直几秒就能搞定啊!!

等等,快速填充是什么鬼?

快速填充:基于示例填充数据。它通常在识别数据中的某种模式后开始运行,当您的数据具有某种一致性时效果最佳。

先看一下官方的示例:

官方案例

看到没,她能模拟、识别你的操作,推测你内心的想法,然后按照你的想法进行数据填充。可以说,用懂你、神奇、智能描绘她都不为过。

实际上,这个功能远比上面看到的要强大、智能,智能到让你惊叹、强大到足以让分列功能和文本函数下岗。

一、提取功能

1.1、提取数字和字符串**

如果要将下图中的字符串中的数字提取出来,由于原数据缺乏规律,无法使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取。 使用“快速填充”功能则分分钟搞定。

提取字符与数字

注:快速填充的快捷键为Ctrl+E

1.2、提取数据中的出生日期

比如需要提取身份证中的出生日期,在以往的Excel版本中需要使用函数或公式来提取。 我们来看看使用快速填充如何完爆函数

提取日期

注:提取日期前,需要对日期格式进行设置。 打开“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,选择“自定义”分类,在右侧的“类型”选择“yyyy/mm/dd”,确认之后关闭对话框。

二、合并功能

2.1、将已有的多个数据列合并为一列

例如,将国家、省市、街道合并为同一个当单元格内,作为地址。在第一行中输入三个合并后的结果,告诉Excel你要做什么之后,她就会按照你的想法完成剩下的工作。

合并文本

看到没,效率爆棚,感到到哭啊!!

2.2、向字符串中添加字符

有时我们需要向已知的字符串中添加字符,比如分隔符“-”,比如"/"等等。 如果是添加一个字符的话,使用函数效率还行,但是添加两个以上的字符,使用函数与快速填充相比,简直是龟速

例如需要将所有的零部件编号“113685”修改为“11-36-85”的效果。 手工输入“60-36-65”,随后再在下一行输入类似的数据,按Ctrl+E即可快速填充所有的结果。

添加字符

注:有时根据数据的特点,需要输入两个甚至三个,快速填充才能正确理解你的意图。

2.3、快速填充功能组合(提取合并一步到位)

“快速填充”功能不仅可以实现批量提取的效果,而且在提取的同时还可以将两列单元格的不同内容合并起来。 例如提取省市中的市,提取街道中的号码,将两者合并为新的地址,同样可以利用“快速填充”一步到位解决这一问题。

提取合并

可以说,快速填充功能的组合,可以让你的效率飞起来,大家可以多测试一些案例。

三、牛逼到逆天的功能

3.1、调整字符串的顺序

有些时候,需要调整字符串的前后顺序。 例如将姓名“安伟星 AN WEIXING”调整为“AN WEIXING 安伟星”,这往往需要使用复杂的公式才能实现。借助“快速填充”功能可以快速调整字符串的顺序。

调整字符串顺序

3.2、不规范的日期转化为标准格式

比如输入了16.01.28这样的日期格式,注意这样的格式,在Excel中不被认为是日期,而是文本。所以,是不能参与日期计算的,也不同通过格式转化成日期。

如果是传统的方式,你输入了上百个式样的日期,一定早就懵逼了。 但是快速填充就是任性,看她如何意见拯救不规范日期。

日期转化

3.3、整理数据(将不规范的数字转换为标准格式)

如下金额一列的数据从其他系统中导出,数字中间含有逗号,末尾含有不可见字符,对这种不规范数字,传统的处理方式是使用查找替换或者复制到word再复制粘贴回表格的方法来转换。

使用快速填充,可以在D5单元格输入规范的数字“25000000”,教会Excel如何转化不规则数据,所有数据立马变规整。

本图片来源于网络

注:本图片来自网络

3.4、大小写的转换和重组

设想一个更复杂的场景,如果需要将姓名拼音的首字母转换为大写,例如将“安伟星”和“an weixing”转换为“安An 伟星Weixing”的效果。

分析:这里不仅涉及到大小写转换的问题,而且还涉及姓、名拆分与拼音的组合,手工转换显然是相当麻烦,而且也容易出错。 利用“快速填充”可以完成大小写的转换和重组。

大小写转化.gif

以上仅仅是最常见的快速填充案例。实际上,在表格制作过程中,可以用到快速填充的地方远远不止这些。

只要能给出前3个案例的共同填充规律,软件便会智能地“猜出”后续的填充结果。 没有什么功能比软件“懂你”更让人内心一震了!

四、总结:

4.1、“快速填充”的使用方法 在应用“快速填充”时除了上面示例中介绍的方法,还可先选中示例单元格下的任一或全部单元格,然后按以下操作:

①直接输入两组或三组数据,让Excel自动识别你的意图,从而出现快速填充向导; ②单击“数据”选项卡 > 在“数据工具”组中 > 单击“快速填充”; ③快捷键Ctrl+E; ④选中示例单元格,拖动填充柄往下填充,然后在“自动填充”选项中选择“快速填充”;

4.2、注意事项 ①当“快速填充”的结果不准确时,你可以多给出两个示例,这样她就能更准确知道你要做什么。 ②不只是数据区域右边的列才能使用,左边的列也可以。 ③当源数据变化时,快速填充的结果不会随之自动更新。 ④所有的功能是可以自由组合的,也就是说你可以先提取字符、再插入字符、再合并字符……

最后,还没有升级Office的同学,快速填充功能是你用低版本Excel永远无法体会到的快感。

作者:精进Excel
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